Les procédures opératoires standardisées encore appelées SOP sont un ensemble d’instructions écrites qui préparent ou accompagnent un employé dans son travail. Si vous souhaitez faire évoluer votre entreprise de 5 clients à 10 et éventuellement 20+, les SOP sont la solution.
Les SOP fonctionnelles sont le cerveau de votre entreprise. L’objectif ? Réduire les risques d’erreur et s’assurer que le travail est toujours bien fait et sans perdre de temps.
Ce modèle de fonctionnement inspiré de la checklist est tout à fait applicable à votre entreprise. En mettant en place ce type de procédures au sein de vos équipes, vous assurez la bonne mise en œuvre de vos processus administratifs tout en gagnant en productivité.
Voici les 3 étapes pour créer des SOP fonctionnelles que vos employés ouvrent, utilisent et partagent.
Étape 1 : Choisissez les principales tâches pour lesquelles vous avez besoin de SOP
La première étape de la création de SOP fonctionnelles consiste à déterminer quelles tâches en ont besoin. Il est tentant de créer un SOP pour chaque partie de votre entreprise, car cela semble efficace. Mais retenez que vous n’avez besoin de SOP que pour les tâches les plus importantes.
Étape 2 : Notez chaque étape avec une explication
Chaque tâche qui déplace l’aiguille et est effectuée de manière cohérente a le feu vert pour une SOP. À l’étape 2, ne vous souciez de rien d’autre que d’écrire chaque étape d’une tâche ou d’un processus avec le plus de détails possible. Votre objectif est de pouvoir remettre ce document à quelqu’un dans la rue et de lui permettre d’effectuer cette tâche ou d’exécuter ce processus. Oui, votre SOP doit être aussi détaillée.
Étape 3 : Supprimez autant de mots que possible
Chaque SOP doit être aussi courte que possible. Plus la SOP est longue, plus vous compliquez la tâche ou la procédure. Les tâches et les procédures compliquées sont à l’opposé de la croissance d’une entreprise. Vous ne voulez pas que vos employés soient bloqués sur une seule tâche toute la journée, car il leur faut plus de 30 pages pour parcourir la POS. Rien que de lire cela semble irréaliste.
En tant que propriétaire, cadre ou directeur d’une agence de marketing, les SOP sont une bouffée d’air frais.
